Politique de protection des renseignements personnels

« PPRP » désigne la POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

« Personne responsable » désigne le directeur général

NORD OUVERT s’engage à traiter les renseignements personnels conformément aux responsabilités qui lui incombent en vertu de sa PPRP.

La PPRP garantit que tous les renseignements personnels sont traités de manière légale, équitable et transparente par rapport aux individus ;

a) collectés pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et non traités ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités ; le traitement ultérieur à des fins d’archivage dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques n’est pas considéré comme incompatible avec les finalités initiales ;

b) adéquats, pertinents et limités à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles ils sont traitées ;

c) conservés sous une forme permettant l’identification d’une personne physique pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils sont reçus, collectés ou traités ; les renseignements peuvent être conservés pendant une durée plus longue dans la mesure où ils sont traités uniquement à des fins d’archivage dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, sous réserve de la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par ce PPRP afin de sauvegarder les droits et les libertés des personnes ; et

d) traités d’une manière qui garantisse une sécurité adéquate des renseignements, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou l’endommagement accidentel, en utilisant des mesures techniques ou organisationnelles adéquates.

a) Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels traités par NORD OUVERT.

b) La personne responsable veille à ce que NORD OUVERT respecte en permanence la présente politique.

a) Tous les renseignements traités par NORD OUVERT doivent l’être sur l’une des bases légales suivantes : consentement, contrat, obligation légale, intérêts vitaux, mission publique ou intérêts légitimes.

b) Lorsque l’accès aux renseignements est fondé sur le consentement, la possibilité de révoquer ce consentement peut être offerte au cas par cas.

a) NORD OUVERT veille à ce que les renseignements personnels stockés soient pertinents et limités à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles ils sont collectées.

a) Pour s’assurer que les renseignements ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire, NORD OUVERT met en place une Politique de conservation des renseignements personnels pour chaque domaine dans lequel des renseignements sont traités et réexamine ce processus chaque année.

b) L’archivage repose sur la détermination des renseignements qui doivent être conservés, pendant combien de temps et pour quelles raisons.

a) NORD OUVERT veille à ce que les renseignements personnels soient stockés de manière sécurisée à l’aide d’applications tierces modernes et fiables utilisant une technologie de pointe.

b) L’accès aux renseignements personnels est limité au personnel qui en nécessite l’accès et une sécurité adéquate doit être mise en place pour éviter le partage non autorisé des informations.

c) Les renseignements personnels sont supprimés en toute sécurité de manière à ce qu’ils soient irrécupérables.

d) Des solutions appropriées de sauvegarde et de récupération en cas de sinistre sont en place.

a) Les plaintes, commentaires ou préoccupations concernant la PPRP de NORD OUVERT ou le traitement des renseignements personnels peuvent être adressés à Merlin Chatwin à l’adresse courriel info@opennorth.ca.

Toute omission dans la présente politique entraînera le retour à l’énoncé de politique des trois conseils et l’application par défaut de celui-ci.

FIN DE LA POLITIQUE.

Cette politique couvre tous les renseignements personnels collectés par NORD OUVERT et stockés sur des systèmes et supports appartenant à NORD OUVERT ou loués par NORD OUVERT, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Elle s’applique à la fois aux renseignements personnels collectés et conservés électroniquement et aux renseignements personnels collectés et conservés sur papier. La nécessité de conserver certains renseignements peut être imposée par la législation fédérale ou locale, les réglementations fédérales et les objectifs commerciaux légitimes.

NORD OUVERT ne conserve que les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien ses activités, remplir sa mission et se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

Les raisons de conservation des renseignements personnels sont notamment les suivantes :

• Délivrance d’un service continu (par exemple, l’envoi d’un bulletin d’information, d’une publication ou de renseignements sur les programmes à une personne, la formation continue ou la participation aux programmes de NORD OUVERT, le traitement de la paie et autres avantages sociaux des employés)
• Respect des lois et réglementations applicables en matière de rapports financiers et programmatiques présentés par NORD OUVERT à ses agences de financement et à ses donateurs
• Respect des lois applicables en matière de travail, de fiscalité et d’immigration
• Autres exigences réglementaires
• Incident de sécurité ou autre enquête
• Préservation de la propriété intellectuelle
• Litiges

NORD OUVERT s’efforce, dans la mesure du possible, d’éviter la duplication du stockage des renseignements personnels, bien que dans certains cas, pour des raisons liées aux programmes ou à d’autres activités, il soit nécessaire de conserver les renseignements personnels à plusieurs endroits. La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels en possession de NORD OUVERT, y compris aux copies de ces informations.

NORD OUVERT a établi les principes directeurs suivants pour la conservation de tous les renseignements personnels tels que définis dans la politique de protection des renseignements personnels de NORD OUVERT.

• Les renseignements personnels des visiteurs du site web seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service demandé/initié par le biais du site web de NORD OUVERT.
• Les renseignements personnels des contributeurs seront conservés pendant l’année au cours de laquelle l’individu a contribué et ensuite pendant une période maximale de 7 ans après la date de la dernière contribution.
• Les renseignements personnels des participants aux événements seront conservés pendant la durée de l’événement, y compris pendant les activités de suivi telles que la distribution de rapports, plus une période pouvant aller jusqu’à 7 ans.
• Les renseignements personnels des sous-bénéficiaires, des sous-traitants et des prestataires seront conservés pendant 7 ans après la signature du contrat ou de l’accord.
• Les renseignements personnels des employés seront conservés pendant toute la durée de leur emploi, puis pendant sept ans après le dernier jour d’emploi.
• Les renseignements personnels relatifs aux salaires, aux congés et aux pensions des employés seront conservés pendant la durée de l’emploi plus 10 ans.
• Les renseignements personnels relatifs au recrutement, y compris les rapports d’entretien des candidats non retenus, seront conservés pendant 7 ans après la clôture du processus de recrutement.
• Les données personnelles des consultants (qu’ils soient rémunérés ou bénévoles) seront conservées pendant toute la durée du contrat de service-conseil et jusqu’à sept ans après la fin du contrat.
• Les renseignements personnels des membres du conseil d’administration seront conservés pendant toute la durée de leur mandat et pendant sept ans après la fin de celui-ci.
• Les renseignements personnels associés aux paiements d’impôts (y compris les fiches de paie et les déclarations des sociétés) seront conservés pendant 7 ans.
• Les renseignements personnels opérationnels relatifs aux propositions de programmes, aux rapports et à la gestion des programmes seront conservés pendant la période requise par les donateurs de NORD OUVERT, sans toutefois excéder 10 ans.

La destruction des renseignements personnels garantit que NORD OUVERT gère les renseignements personnels en son contrôle et les traite de manière efficace et responsable.

À l’expiration de la période de conservation des renseignements personnels telle que décrite ci-dessus, NORD OUVERT détruira activement les renseignements personnels couverts par la présente politique.

Si une personne estime qu’il existe une raison professionnelle légitime pour laquelle certains renseignements personnels ne devraient pas être détruits à la fin d’une période de conservation, elle doit indiquer ces renseignements personnels à son supérieur et fournir des informations sur la raison pour laquelle les renseignements personnels ne devraient pas être détruits. Toute exception à cette politique de conservation des renseignements personnels doit être approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de NORD OUVERT.

Toute omission dans la présente politique entraînera le retour à l’énoncé de politique des trois conseils et l’application par défaut de celui-ci.

FIN DE LA POLITIQUE.